Ondare dokumentala







Ondare dokumentala gordetzea, kontserbatzea, ezagutzera ematea eta kontsultagarri jartzea

Udal-artxiboak udalak berak sortutako dokumentu administratibo eta historikoak gordetzen ditu, bai eta bertan sartu diren titulartasun pribatuko funtsak ere.

Funtsak

Lortu nahi diren helburuak

Dokumentuen eta informazioaren eskuragarritasuna eta irispidea bermatzea

Artxiboan sartutako eta gordetako dokumentuetarako eta haietan jasotako informaziorako sarbidea tresna deskribatzaileen bidez egiten da. Tradizionalki, inbentarioak, katalogoak, funtsen gidak eta dokumentu-iturrien gidak izan dira. Gaur egun, datu-baseak erabiltzen ditugu, bilaketak askoz konplexuagoak izateko aukera ematen dutenak, eta, beraz, emaitzak egokiagoak eta osoagoak izan daitezke.

Une honetan, artxiboko kontsulta gelan  kontsultatzeaz gain Kontsulta gela araudia, oso garrantzitsua da artxiboa Interneten egotea. Jauzi kualitatiboa da, lehenik eta behin, artxiboko datu-baseetarako irisgarritasunaren ikuspegitik, eta, bigarrenik, dokumentuen eta argazkien digitalizazioak ikusteko eta deskargatzeko aukeragatik.

Artxibo-zerbitzua eta dokumentu-ondarea zabaltzea eta balioestea

Artxibo-zerbitzuak balio historikoa duten dokumentuak gordetzen ditu, euskal dokumentu-ondarearen zati direnak. Zer egiten dugun, nola egiten dugun eta zertarako egiten dugun ezagutarazteko eta balioesteko, hainbat jarduera kultural egiten ditugu. Kasu batzuetan, jarduerak udaleko beste sail eta/edo erakunde batzuekin lankidetzan egiten dira, artxiboaren ikuspuntua emanez.

A) Artxibo-zerbitzua. Zer da artxibo bat eta zertarako balio du?

  • Bisita gidatuak, artxiboa, dokumentu-ondarea eta egiten den lana ezagutarazteko.
  • Erabiltzaileak prestatzeko ikastaroak

B) Gure funtsak ezagutaraztea:

C) Dokumentuen balio historikoa irakastea:

Artxiboan gordetako dokumentuekin egiten diren lan-prozesuak

Udal artxiboan etengabe sartzen dira dokumentuak. Aparteko sarrerak eta sarrera arruntak bereizten ditugu. Aparteko sarrerak. Udalak berak sortu ez dituen dokumentuen funts edo bildumen diru-sarrerak dira. Gure artxiboan, behin izan ezik, diru-sarrera horiek beti izan dira dohaintzak. Batzuetan, desagertzeko arriskuan zeuden funtsen jabeekin harremanetan jartzeko ekimena hartu du artxiboak; beste batzuetan, berriz, pertsonak edo elkarteak artxibo-zerbitzura etorri dira beren funtsak edo bildumak eskaintzera. Bi kasuetan gure esker ona adieraztea nahi dugu.   Gure lehen zeregina lehen inbentarioa egitea da, diru-sarrera posiblea identifikatu, zenbatu eta testuinguruan kokatzeko. Bigarrenik, balorazio-txosten tekniko bat egiten da. Ondoren, dagokion informazio-batzordean aztertu ondoren, dagokion irizpena egiten da; positiboa bada, udalbatzari bidaltzen zaio, onar dezan. Azkenik, udalak dohaintza-kontratu bat sinatzen du.   Bestalde, ohiko sarrerak edo transferentziak daude. Gainerako udal sailek bidalitako dokumentu eta espediente bukatuak jasotzen dira.
Artxiboak kontserbatzen dituen funtsak eta bildumak kudeatzen ditu. Helburua da dokumentuetako informazioa behar den unean berreskuratzea eta kontsultatzea. Horretarako, dokumentu-funts bakoitzari aplikatutako deskripzio- eta sailkapen-tresnak erabiltzen ditugu, eta dagozkien inbentarioak eta indizeak egiten ditugu.
Udal artxiboan gordetako dokumentu eta material guztiak modu egokian kontserbatzeko,  lehenik eta behin kontserbazio prebentiboa egiten dugu. Hori lortzeko, artxiboan dugun deposituak betebeharreko zuzentarauak eta baldintzak ditu.   Kasu batzuetan, horrekin nahikoa ez denean –dokumentuak egoera txarrean daudelako–,  balio historikoa duten dokumentuak eraberritzeko programa bat dugu. Nahiz eta Gipuzkoako Foru Aldundiak urtero diru-laguntzak eman, eraberritze-lanak apurka-apurka egiten dira, gure baliabide ekonomikoen arabera. Gure kasuan, artxibo txiki bat izanda, ez dugu bertan eraberritzeko tailerrik eta kanpoko enpresa adituak kontratatuta egiten ditugu.   Zaharberritze-programaz gain, digitalizazio-programa abian dago, bi helburu nagusirekin. Alde batetik,  jatorrizkoa egoera onean kontserbatzea kalitate handiko digitalizazioa egiten da, “master digitala” sortuz. Bestetik, on-line kontsulta errazteko, hasierako kopia horretatik pisu gutxiagoko kopiak egiten dira. Artxiboan gordetzen ditugun milaka dokumentuen digitalizazioa ezinezkoa denez, digitalizazioei aurre egiteko hiru modu ditugu:   A) Digitalizazio-programa   Digitalizazio-programa bat dugu, urtero exekutatzen dena. Digitalizazioaren helburuak bi dira: kontserbazioa, dokumentuaren kalitate handiko kopia digitala eginez, eta zabalkundea, kontsultarako kopia batekin. Digitalizazio-programarako zenbait faktore hartzen ditugu kontuan:
  • Funtsa eta/edo dokumentu-saila osatuta dagoen ala ez
  • Dokumentu-ondarea diren
  • Funtsaren eta/edo seriearen informazioa
  • Kontserbazio-egoera
  • Kontsulta-eskaeren eta dokumentuen kopien kopurua
B) Argazkien jabeek kopia digital bat egiten uzten digute eta jatorrizkoa itzultzen diegu. Artxiboaren bildumaren parte dira. 4.610 erregistro ditugu.   C) Artxiboaren erabiltzaileek – Barnekoak edo kanpokoak izan – Kopia bat eskatzen digutenean, kalitate-kopia bat (master digitala) ere egiten dugu digitalizatuta gera dadin.   Digitalizazio programa:
  • Zaharberritzearen datuak: Orain arte 52 dokumentu zaharberritu dira.
  • Digitalizatzearen datuak: Digitalizazio programa
Dokumentuak udal-artxibotik ateratzea hainbat arrazoirengatik izan daiteke, eta, gainera, aldi baterako edo behin betiko izan daiteke.    a) Aldi baterako. Dokumentuak artxibo-zerbitzutik denbora-tarte baterako irteten direnean. Hainbat arrazoi daude:
  • Udal departamentu baten informazio beharra. Kasu horretan, mailegua jatorrizko departamentura egiten da. Horretarako, mailegu-eskaeraren dokumentua bete behar d.a Mailegu eskaera
  • Artxiboko lan-prozesuen ondorioz, kanpoko enpresa batek dokumentuak eraberritzeko edota digitalizatzeko eramaten dituenean. Dokumentuen behin-behineko mailegua
  • Artxiboko dokumentuak erakusketa baterako uzten direnean, kontserbazio-neurriak bermatuta daudela ziurtatu ondoren.
a) Behin betiko. Espurgoa. Udalak sortutako dokumentuak balioetsi egiten dira eta botatzeko diren serieak onartu ondoren, serie jakin horretako identifikatutako espedienteak txikitu egiten dira. 
Udal-artxiboaren erabiltzaileak barnekoak (Udalarenak) nahiz kanpokoak izan daitezke. Artxibora modu presentzialean lehen aldiz etortzen den pertsonak identifikazio-inprimaki bat bete behar du bere datuekin. Hori egin ondoren, dokumentuak kontsultatzeko eta/edo erreproduzitzeko eskatzen du.   Erabiltzaileen kudeaketari lotutako inprimakiak: