Dokumentuen kudeaketarako tresnak

Dokumentu-kudeaketarako tresnak sortu, onartu eta kudeatu egin behar dira. Dokumentu-kudeatzaile batean, dokumentuen gaineko prozesuetan aplikatzeko sortutako tresnak kudeatzen dira.

1. Deskripziorako metadatuen eskema

Udalak sortutako, jasotako eta/edo bidalitako dokumentuen deskripzio-sistema definitzea eta onartzea. Dokumentu entitateko dokumentu soilendako erabiliko da.

Onurak:

• Dokumentuen normalizazioa
• Prozeduren ezagutza
• Espedienteen identifikazioa

Identifikatutako ezaugarrien araberako erabaki eta ekintza orokorrak ahalbidetzea (adibidez: eskaera-orria definitutakoan, egin beharreko aldaketak zuzenean eta denetan egiteko aukera)

2. Sailkapen-taula

Udal dokumentuen eta serieen antolaketa da, logikoa eta fisikoa, edozein euskarritan daudela, sortzen diren momentu beretik. Dokumentuen antolaketa zehaztu, mantendu eta aplikatu behar da. Udalak dituen eta denboran zehar bete dituen eta betetzen dituen funtzioen adierazgarria da.

3. Serieen mapa

Serieen mapa da kudeaketa-prozesu guztien oinarria; izan ere, horrek ahalbidetzen baititu eragiketak egitea balioesterakoan, aukeratzerakoan, ardurak zehazterakoan edo sarbide-eskubidea finkatzerakoan.

Erabakiak dokumentu-multzoetarako hartu ahal izango dira, dokumentuka hartu beharrean.

4. Kontserbazio-egutegia

Udal dokumentuen balio administratiboa eta izan dezaketen balio historikoa balioestea, serie edo espediente multzo bakoitzeko kontserbazio-epeak ezarriz eta aplikatuz.

5. Sarbide eta baimenen taulak

Informazioa sortzeko, kudeatzeko edo irakurtzeko baimenak erabakitzea

6. Preserbazioa

Gorde beharreko dokumentuak gordetzeko eta erabilgarriak izateko egin beharrekoak.

Administrazio elektronikoa ezartzeko, ezinbestekoa da erakundeak dokumentu-kudeaketa aplikatzea.

Dokumentuen gaineko prozesuen eta dokumentu-kudeaketarako tresnen arteko erlazioa:

Bergarako Udalean egindakoa (2013-2015)