Los instrumentos de gestión documental hay que crearlos, aprobarlos y gestionarlos. En un gestor documental se gestionan los instrumentos generados que se aplicarán en los procesos sobre los documentos.
1. Esquemas de metadatos de descripción
Se trata de definir y aprobar el sistema de descripción de los documentos creados, recibidos y/o enviados por el Ayuntamiento. Sólo se aplica al documento simple de la entidad documento.
Beneficios:
- Normalización de los documentos
- Conocimiento de los procedimientos
- Identificación de los expedientes
De esta manera se posibilita la toma de decisiones y las acciones generales con respecto a las características identificadas en los documentos simples. (por ejemplo: al definir una hoja de solicitud podríamos hacer los cambios directamente y en todos las hojas de solicitud a la vez).
2. Cuadro de clasificación
Consiste en la organización lógica y física de las series documentales y los documentos, cualquiera que sea su soporte, desde el momento mismo de su creación. Es preciso definir la organización de los documentos, mantenerla y aplicarla. Es necesario reflejar las funciones del Ayuntamiento tanto las actuales como las que ha tenido la organización a lo largo del tiempo.
3. Mapa de series
El mapa de series es la base del proceso de gestión ya que es el pilar en el que se asientan la valoración, la selección, las responsabilidades y el acceso a los expedientes.
4. Calendario de conservación
Por medio del calendario de conservación se establecen el valor administrativo y el posible valor histórico de las series documentales y se determinan los plazos de conservación y su aplicación en los expedientes.
5. Tablas de acceso y permisos
Por medio de las tablas de acceso y permisos se establecen los los criterios para crear, gestionar y/o leer los documentos.
6. Preservación
Consiste en establecer los medios necesarios para que los documentos se conserven adecuadamente y sean utilizables.
Para la implantación de la administración electrónica es imprescindible aplicar la gestión documental en la organización.
Relación entre los procesos documentales y los instrumentos de gestión documental:
Proyecto del Ayuntamiento de Bergara (2013-2015)
| Instrumentos de gestión documental | Estado |
|---|---|
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Modelo de metadatos Catálogo de documentos |
Manual de descripción de expedientes y documentos (01 b.) Pendiente de aprobación [link] |
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Cuadro de clasificación funcional Mapa de series |
1. versión [link ]
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| Calendario de conservación | Algunas series valoradas. [link] |
| Tablas de acceso y permisos | Nuestra propuesta era asignar los permisos y accesos en función de las series documentales. |
| Preservación | No hay decisiones tomadas. Supone la estandarización de los formatos, su control y mantenimiento. |