Cuando los documentos ingresan en el archivo se produce el cambio en la responsabilidad de la custodia de los mismos.

El archivo municipal conserva documentos administrativos e históricos producidos por el propio ayuntamiento, así como fondos de titularidad privada que han ingresado en el mismo. [enlace a fondos]

En el servicio de archivo, los procesos sobre los documentos y las herramientas necesarias para llevarlos a cabo son los mismos. Si no se llevan a cabo al principio del sistema, es decir, en el momento de creación o captura del documento, el servicio de archivo se ve obligado a realizarlos a la hora del ingreso de los documentos, lo que conlleva una pérdida sustancial en los beneficios de la aplicación de la gestión documental y una sobrecarga en el trabajo del archivo.

 Beneficios (añadidos a los anteriores, para los documentos con valor histórico) [link]

  • Preservar la memoria colectiva
  • Poner en valor el patrimonio documental

Objetivos

1. Garantizar la disponibilidad y acceso de los documentos y de la información

El acceso a los documentos ingresados y conservados y a la información contenida en ellos se hace a través de los distintos instrumentos descriptivos. Tradicionalmente han sido los inventarios, catálogos, guías de fondos, guías de fuentes documentales. Hoy en día utilizamos bases de datos, que dan la posibilidad de que las búsquedas sean mucho más complejas, con lo que los resultados pueden ser más pertinentes y completos.

En este momento, además de la consulta de los documentos en sala [norma consulta sala], es importantísima la presencia del archivo en internet. Supone un salto cualitativo, en primer lugar, desde el punto de vista de la accesibilidad a las bases de datos del archivo y, en segundo lugar, por la posibilidad de visualizar y descargar las digitalizaciones de los documentos y las fotografías.

2. Difusión y puesta en valor del servicio de archivo y del patrimonio documental

El servicio de archivo custodia documentos con valor histórico que son parte integrante del patrimonio documental vasco. Para dar a conocer y así poner en valor qué hacemos, cómo lo hacemos y para qué lo hacemos realizamos diversas actividades culturales. En algunos casos las actividades se llevan a cabo en colaboración con otros departamentos municipales y/u otras entidades, aportando el punto de vista del archivo.

  1. El servicio de archivo. Qué es un archivo y para qué sirve
    • Visitas guiadas: Con el objetivo de dar a conocer el archivo, el Patrimonio Documental y el trabajo que se lleva a cabo.
    • Cursos de formación de usuarios
  2. Nuestros fondos
    • Exposiciones: Organizamos exposiciones y muestras con los documentos y fotografías de nuestros fondos.
    • Artículos
  3. Valor histórico de los documentos
    • Conferencias de historia
    • Ayudas a la investigación.
    • Unidades didácticas en colaboración.
    • Publicación de investigaciones.

Procesos de trabajo

Procesos de trabajo asociados a los documentos custodiados en el servicio de archivo:

1. Ingesta o ingreso de documentos

En el archivo municipal el ingreso de documentos es constante. Hay dos tipos de ingresos:

  1. Ingresos ordinarios. Se reciben documentos y expedientes finalizados enviados por los demás departamentos municipales. Al envío se le llama transferencia [prozedura] eta [inprimakia].
  2. Ingresos extraordinarios. Son los ingresos de fondos o colecciones de documentos no generados por el propio ayuntamiento. Salvo en un caso, estos ingresos siempre han sido donaciones.
    A veces el archivo ha tomado la iniciativa de ponerse en contacto con los propietarios de fondos que corrían peligro de desaparecer; en otras ocasiones, personas o asociaciones han venido al servicio de archivo para ofrecer sus fondos o colecciones. En ambos casos queremos que conste nuestro agradecimiento.
    Nuestra primera tarea consiste en elaborar un primer inventario para identificar, contar y contextualizar el posible ingreso. En segundo lugar, se hace un informe técnico de valoración.  Después, visto en la comisión informativa correspondiente, se elabora el dictamen pertinente; si es positivo se envía al Pleno del Ayuntamiento para su aprobación. Finalmente, el ayuntamiento firma un contrato de donación. [dohaintzen prozedura]

2. Tratamiento archivístico de los documentos

El archivo gestiona los fondos y colecciones que conserva. El objetivo es que la información contenida en los documentos sea recuperable y consultable en el momento en que se necesita.

Para ello debemos utilizar los mismos instrumentos de gestión documental ya citados:

  • Descripción
  • Cuadro de clasificación
  • Mapa de series
  • Calendario de conservación
  • Tablas de acceso y permisos
  • Preservación
  • Indización: índice onomástico, índice toponímico y de materias

3. Conservación de los documentos

Para que los documentos y materiales guardados en el archivo tengan una conservación adecuada, la primera medida es la conservación preventiva; para ello contamos con un depósito que cumple las directrices y las condiciones adecuadas.

En los casos en que los documentos ya están deteriorados, tenemos un programa de restauración de documentos con valor histórico. Ejecutamos anualmente el programa en función de la disponibilidad económica del servicio y solicitamos la subvención de la Diputación de Gipuzkoa. [lo restaurado hasta ahora] Como este archivo es pequeño, no disponemos de un taller de restauración y se hace con contratos a empresas especializadas.

Además del programa de restauración, tenemos en marcha un programa de digitalización de documentos con dos objetivos: conservar el original en buen estado haciendo una copia digital de calidad “máster digital” y facilitar la consulta on-line por medio de copias de menor calidad (con ficheros que pesan menos).

4. Salida de documentos

La salida de documentos del archivo municipal puede ser:

  1. Temporal. Se trata de cuando los documentos salen del archivo municipal. Las razones pueden ser variadas:
    • Necesidad de información de un departamento municipal. En ese caso, se hace un préstamo al departamento productor de los expedientes. Para ello hay que cumplimentar la hoja de préstamo. [mailegua]
    • En los casos en que la restauración y/o digitalización de los documentos se realiza fuera del archivo. [artxibotik irten dokumentua].
    • Cuando los documentos se utilizan en exposición (siempre que se asegure la correcta conservación de los mismos).
  2. Definitiva. Expurgo. Una vez identificada la serie documental, definida su valoración y aprobado el calendario de conservación se destruyen los expedientes pertinentes. [espurgoaren prozedura eta formularioa]

5. Gestión de usuarios

Los usuarios del servicio de archivo pueden ser tanto internos como externos. Los usuarios internos [barne erabiltzaile alta inprimakia] pertenecen a otros departamentos municipales, necesitan consultar documentos y/o información como antecedente para la actividad encomendada. Los usuarios externos tienen necesidades informativas más variadas.

Para consultar los documentos y solicitar copia es preciso cumplimentar un impreso [kontsulta/kopia eskaera inprimakia].

En el caso de solicitar copias es preciso abonar las tasas correspondientes [tasas].