Definizioa
Dokumentuak sortzerakoan, jasotzerakoan, erabiltzerakoan, balioesterakoan eta kontserbatzerakoan, hori modu kontrolatu, eraginkor eta sistematizatuan egitea ahalbidetzen duten eragiketen multzoa da; eta horien barne egonda, baita ere, erakundearen jarduketen edo jardueren frogagiri diren dokumentuak eta informazio-sistemak jasotzeko eta mantentzeko prozesuak.
Helburua
Dokumentu-kudeaketaren helburua da –udaleko dokumentuak bere jardueren lekuko diren heinean– dokumentuak fidagarriak, benetakoak, osoak eta erabilgarriak direla bermatzea.
Onurak
- Erabakiak hartzen laguntzea
- Kontu ematerakoan, hori erraztea
- Legedia betetzea
- Gardentasunaren oinarri izatea
- E-administrazioa garatzen laguntzea
- Informaziorako sarbidea izatea
Kudeaketa-sistema
Dokumentu-kudeaketa erakundearen kudeaketarako laguntza-prozesua da. Zeharkako prozesua da; izan ere, horren xedea dokumentu guztiak dira, departamentu guztietan eta bakoitzean egiten diren dokumentuak, haien jardueren egiaztagiri diren heinean.
Dokumentu-kudeaketarako sistemak funtzionatu dezan, behar-beharrezkoa da dokumentu-kudeaketarako politika bat izatea, eta horretan, helburuak, ezarpena eta atxikitako baliabideak finkatzea.
Hona hemen dokumentu-kudeaketarako politikan argitu beharrekoak:
- Funtzioak eta ardurak
- Prozesu sistematikoak
- Neurketa eta ebaluaketa
- Berrazterketa eta hobekuntzak
Dokumentuen gaineko prozesuak
(Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL))
- Harrapaketa
- Erregistroa
- Sailkapena
- eskripzioa
- Sarbidea
- Kalifikazioa
- Balioestea
- Kontserbazioa
- Bidalketa