Definición
Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de la creación, recepción, uso, valoración y conservación de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organización, en forma de documentos y sistemas de información.
Objetivo
El objetivo de la gestión documental es asegurar que los documentos del ayuntamiento, en tanto en cuanto son evidencia de sus actividades, sean documentos fiables, verdaderos, completos y usables.
Beneficios
- Ayudar en la toma de decisiones
- Favorecer la rendición de cuentas
- Cumplir la ley
- Ser la base de la transparencia
- Ayudar a desarrollar la administración electrónica
- Acceder a la información
Sistema de gestión
La gestión documental es un proceso de apoyo en la gestión institucional. Es un proceso transversal ya que su objeto son los documentos que se generan en todos y en cada uno de los departamentos como evidencia de las actividades que llevan a cabo.
Para que el sistema de gestión documental funcione es necesaria una política de gestión de documentos que defina los objetivos, la implantación y los medios asociados.
En la política de gestión documental es preciso establecer:
- Funciones y responsabilidades
- Procesos sistemáticos
- Medición y evaluación
- Análisis y mejora
Procesos sobre los documentos
(Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL))
- Captura
- Registro
- Clasificación
- Descripción
- Acceso
- Calificación
- Valoración
- Conservación