Los documentos se crean o reciben para documentar y ser evidencia de las actividades que realiza el ayuntamiento para cumplir las funciones que tiene asignadas por un marco normativo determinado.
El documento solo se puede interpretar en su totalidad si atendemos a su contexto. Es necesario por tanto conocer quién lo ha producido (agente), para qué (función), en base a qué normas o leyes (normas) y cómo se relacionan estas entidades entre sí.
Dicho de otra manera: “Todo esquema de metadatos debe tender a una orientación multi-entidad, puesto que los documentos se producen en un contexto determinado, el de los procesos de gestión, sobre los que interactúan las restantes entidades: agentes, actividades y regulación” (Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL)
Fuente: Modelo conceptual de descripción archivística. CNEDA [link externo https://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cneda/documentacion/NEDA-MC-2017/NEDA-MC-2017.pdf]